以制度管人 按制度办事

一、制度是什么

一般人都会认为，制度是用来约束你的行为的，比如你迟到要被扣钱，你不请假也不上班要算旷工，你老旷工，会被开除。但其实制度存在的意义是用来告诉你应该做什么，应该怎么做，并不是用来限制你不能做什么的，只不过为了保证大家都按照制度的要求去做，制度里都会有奖惩条款，所以大家觉得制度是在限制自己，管着自己，会从心里讨厌制度。

 ISO中对制度的总结既简单又到位：说你所做,写你所说,做你所写。制度就是将俗成的约定和经验加以总结、整合，从而使得企业的管理标准化，保证企业的管理过程可控。如果一个企业所有员工都知道并且能按照企业要求去完成工作，那犯错误的概率就小多了。一个好的员工到一个新的企业或新的岗位，应该先把相关的制度学习一下，这样可以帮助你很快的胜任你的工作，一个企业所有的员工都能这样看待制度了，你的制度才能推行下去。

 二、如何建立企业的制度

 建立完善的制度体系，是很多公司所追求的，但这个真的很难。因为建立制度是一个很耗费时间和精力的过程，而且做制度基本属于重要但不紧急的事情，每个管理者又还有很多必须完成的工作，所以建立制度这件事很难得到保障，往往半途而废，等到年底总结时，才发现没有完成，然后挨训，最后再信誓旦旦地写到下一年度的计划里。

所以建立制度抓住重点和重要的薄弱环节，用有限地资源先建立关键的制度。其实企业的关键制度并不多，制度管理也存在二八法则。关键、重要制度的特点：重复性高、该流程或业务涉及企业主要成本、费用或重大投资、容易出错且出错后对企业造成较大影响、高层主管认为非常重要的。制定这样的制度就不仅是重要的而且是紧急的，你会争取到资源，当这些制度发挥功效时，会使得高层更加认可制度的必要性，从而更加支持你，这时候才是全面建立制度的较好时机。

因为建立制度是花时间的事情，所以有时为了快速解决问题，我们还可以就作业过程中的关键点先进行要求和规范，可以先不把整件事规范了，先发个通知，就要求这一点，因为这样快速、简单、见效快，当这样通知多了以后，可以把他们再串成制度。

三、如何编写制度

制度最后可能体现出来的是文字，但精华部分是流程和表单。所以编写制度只要把流程和表单弄清楚，即使你写作水平不是很高，就用流水帐的形式把流程叙述明白，把各个步骤要用的表单说明整理清楚，就是一个及格的制度。这样做还有一个好处，就是画流程比用文字叙述要节约时间，流程画出来后先讨论，确定了再根据流程编写文字，这样制度的结构会非常清楚，不容易乱也不容易漏掉内容，别人读起来也会非常清楚。这就好像你给别人指路一样，你告诉他先往北走20公里，再向西走10公里，然后……，对方如果对路不熟的情况下，一定记不住，而且听得晕晕乎乎的，你不如先给他画个地图，然后再给他讲。

写制度的时候往往忽略表单，其实表单是非常非常非常重要的！一个企业可以暂时没有制度，但绝对不能没有表单！表单是保证制度被执行的重要工具。因为表单在一定程度上可以起到强迫你按制度流程要求去做的作用，表单填写、传递、签字的过程就是流程完成的过程。比如，很多制度里会这样写“供应部确定入选供应商名单后，由质量管理部对供应商的资质提出专业意……”，如果设计一个“合格供应商的评价表”，其中要有相关部门填写意见的栏位，如果某个栏位空着，最终的审批者就不签字，这样所有要走的流程基本不会走错。

衡量一个制度是否清楚有一个简单的办法，通过一个对制度所涉及业务基本不了解的员工阅读制度，然后让他来讲他看完制度会怎么做，因为如果员工对业务流程熟悉，员工会用自己的经验把制度中没写清楚的部分进行完善，但对不了解业务的人员他就只能依照制度中的内容去做，如果他做出来的结果与制度想要的结果不一样，很可能是制度没有写明白，一个好制度的标准之一就是：10个人看完，至少8个人会做出同样的事情。

四、制度管理中容易被忽视的问题

1、制度一定要被广而告之

制度制定了，是为了要人执行的，要想让员工执行首先他得知道制度的内容，很多企业把所有的制度都打上保密二字，甚至连发都舍不得发，当宝贝一样珍藏着，员工不知道企业的要求怎么能够按要求做呢。建议除了真的涉及公司机密的制度，其他的制度一发行，必须先进行培训和考试，有新员工加入还必须马上对新人培训，让员工该知道怎么去做。

2、制度一定要被检查

人们只做自己喜欢的事和被检查的事，如果没有考试，我真的怀疑有多少学生会自觉自愿地念书。如果没有警察，有多少民众会严格遵守交通规则，所以要想把制度落实到位，必须对制度执行情况进行检查，对新制度要检查频次高些，让员工知道必须要按这个制度做，等都做习惯了，可以降低检查频次，加深深度，避免有些人故意不按制度执行。检查还有一个好处，就是可以了解到公司制度是否适用，别人没有执行制度，有时候是因为你的制度无法执行，发现这样的事情就需要来修订制度。

3、制度一定要不断完善

制度的管理一定要遵守PDCA的循环，一定要不断的改善你的制度，让他适应企业的发展，适应新的组织架构，适应国家新的规定，不要让制度成为一成不变的死制度。